Como gerenciar uma equipe de vendas em várias cidades
O desafio dos gerentes comerciais muitas vezes tem proporções geográficas.
O que fazer quando a sua equipe, não está distribuída em
departamento ou bairros de uma cidade, mas sim em várias cidades e/ou estados?
Como acompanhar, gerenciar, aconselhar e medir a performance
de seus vendedores, de suas equipes estando muitas vezes há centenas de
quilômetros de distância?
Hoje, com os negócios estando cada vez mais online é muito
comum profissionais se reportarem a seus chefes que estão em cidades e, muitas
vezes até mesmo, estados diferentes.
As empresas sentem cada vez mais a necessidade de expandir o
seu alcance em novos mercados, tanto nacional quanto internacionalmente.
Como resultado dessa expansão, cada vez mais líderes e
gestores estão se esforçando para gerenciar vários locais e supervisionar
funcionários em escritórios distantes.
Não importa o quanto esteja difundida uma empresa, o gestor
ou gerente sempre vai precisar trabalhar duro para manter o espirito de
equipe, independentemente do local de trabalho.
Para enfrentar esses desafios, os gestores precisam se
concentrar em 3 áreas chave: sistemas, tecnologia e comunicação.
Criando sistemas para gerenciar vários locais de trabalho
Existe um velho ditado que diz que sistemas de
gestão conduzem as empresas e as pessoas conduzem os sistemas.
Para isso, a sua empresa precisa ter sistemas para ser capaz
de padronizar a qualidade de suas comunicações, produtos e resultados. Os
sistemas lhe permitem duplicar escritórios e crescer mais rápido reduzindo o
tempo de treinamento e supervisão.
A chave para isso é estabelecer responsabilidades, limites e
autoridades.
Responsabilidades vagas criam rachaduras em toda as
empresas, limites confusos criam desastres que vão desde problemas de pessoal
até os problemas legais, enquanto a autoridade insuficiente pode se tornar uma
fonte de atraso e desmotivação.
A questão então é fazer com que as responsabilidades de cada
funcionário estejam claras através de uma estrutura organizacional combinada
com um sistema que mede cada funcionário e monitora suas responsabilidades
independente do local onde estejam.
Adotando tecnologias para gerenciar vários locais de
trabalho
Com a internet, e o aumento no número de ferramentas
colaborativas que tivemos a partir dela, a tecnologia tornou-se parte
integrante para empresas se organizarem.
Embora muitas organizações dependam de plataformas e
intranets, algumas ferramentas mais simples, e até mesmo gratuitas, podem ser
utilizadas por pequenas empresas.
Algumas opções são:
· Google Apps: fornecem
e-mail, agendas e compartilhamento de arquivos para comunicação e
treinamento interno.
· Runrun.it: Uma ferramenta
útil e simplificada de gerenciamento de projetos e tarefas.
· Facebook: a mídia social mais
usada do mundo pode ser útil para aplicações pessoais e até mesmo interação
entre grupos e equipes.
· Skype: Permite que equipes
de trabalho se comuniquem de maneira gratuita entre si e de maneira eficaz.
· Agendor: O Agendor é um sistema de
CRM para controle comerciais. Com o Agendor você pode controlar a equipe de
vendas remotamente e colaborar em tempo real para a manutenção do pipeline
de vendas da sua empresa.
A tecnologia ajuda não apenas o monitoramento entre equipes
de trabalho e gestores, mas também a interação entre ambas, permitindo que
trabalhem melhor e em conjunto para facilitar o trabalho e atingir as metas.
O foco na comunicação para gerenciar vários locais de
trabalho
O sistema de gestão é uma obrigação de toda empresa, a
tecnologia uma ferramenta importante para facilitar o trabalho, mas nenhuma
delas irá funcionar se a comunicação falhar.
A comunicação é a chave para a colaboração com escritórios,
filiais, colegas de trabalho e clientes.
Se você negligenciar este aspecto da gestão do negócio, o
risco de algo dar errado é muito grande.
Dedique-se a ter um pouco de tempo com seus funcionários –
nem que seja 1 vez ao ano apenas, mesmo que para isso você precisa passar um
tempo se revezando entre escritórios.
Outras dicas para promover a comunicação entre
funcionários baseados em diversos locais incluem:
· Criar
uma agenda de reunião semanal com toda a equipe via telefone ou
webinar para reunir todo o grupo.
· Se
possível, tenha webcams para que os membros de sua equipe possam ver uns aos
outros.
· Transforme
cada local em responsável por um tipo de trabalho específico, em vez de
atribuir tarefas aleatórias.
· Estabeleça
reuniões semanais individualmente com cada grupo remoto.
· Se
possível, reúna todos os grupos presencialmente 1 ou 2 vezes ao ano para
reuniões de equipes e brainstorming.
A força de trabalho global
Gerenciar vários locais de trabalho em um país como o
Brasil, de dimensões continentais pode ser um desafio e tanto.Mas, quando
somamos a tudo isso um novo escritório em um novo país, você imediatamente
adiciona uma série de novos desafios de comunicação que podem incluir:
· Fuso
horário: Muita coisa muda quando temos diferenças de fuso que, aumenta
drasticamente nossa jornada (quando somamos a jornada de trabalho de cada
país).
· Idioma: Mesmo
que todos tenham a linguagem em comum (inglês ou espanhol, por exemplo), as
diferenças, sotaques, fluência no idioma e uso de gírias pode tornar a
comunicação muito difícil.
· Normas culturais: as diferenças
culturais dos países podem causar tensão, constrangimento e falta de
comunicação.
· Férias: reuniões
agendadas, prazos, fluxo de caixa e processos de negócios podem ser
prejudicados ou atrasados com base na programação de férias em todos os locais
da empresa.
· Leis
trabalhistas: leis sobre contratação, demissão de funcionários, horas
extras, demissão e tudo que rege a legislação trabalhista difere de acordo com
a legislação de cada país.
Etiqueta de negócios e ética: os negócios são guiados de
maneiras muito diferentes em cada país.
Uma tarefa nada fácil
Se parecia fácil administrar equipes remotamente, certamente
você mudou a sua opinião. Diversos fatores mostram que a gestão de equipes em
várias cidades envolvem vários detalhes e, uma organização completa por parte
do gestor.
Por outro lado, depois que o processo estiver implementado e
os resultados estiverem ocorrendo conforme planejado, fica mais fácil
acompanha-lo e implementar os ajustes para que ele produza os resultados
esperados.
Ao colocar essas diretrizes em prática, não esqueça de
estabelecer uma metodologia para acompanha-las e mensurar se estão funcionando.
É muito importante saber se o plano de ação adotado está
funcionando e, se algo não estiver dando certo, deverá ser substituído o quanto
antes.
Agora que você já sabe por onde começar, e já sabe que
existe um método para tornar a gestão de equipes à distância de maneira
funcional, crie um plano de ação para a sua implementação e avaliação
constante.
Com isso você não apenas aumenta a sua eficácia como líder,
mas melhora o comportamento de toda equipe.
Fonte: http://www.agendor.com.br
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